Il importe de toujours disposer d'une certaine marge pour faire face aux imprévus, dont le montant doit être fonction des observations passées. Par exemple, si un shopper n'a remboursé que 30 dollars au lieu des 50 dollars prévus, la différence, soit 20 dollars, est considérée comme en retard. Le système D'information devra produire un rapport sur la SITUATION GLOBALE DU CLIENT, indiquant la situation de tous les comptes de prêt et d'épargne actifs du client, l'historique de tous les comptes clos de ce même shopper, et la scenario de ce dernier en tant que garant de prêts actifs. Le personnel de terrain se basera sur ce rapport avant de décider s'il approuvera un nouveau prêt ou de définir les mesures à prendre pour les prêts les plus en retard. Le SLM est généralement fourni dans le cadre d'un contrat donnant droit à 5-15 jours de providers de advisor, le nombre de jours actual dépendant des impératifs d'installation, de la formation, du transfert des systèmes existants et des modifications nécessaires.
Pour administrer les prêts de groupe, il est nécessaire de créer une desk spéciale, et de la relier à la table des clients. Les requêtes doivent être modifiées, le format des fiches revu, et de nouvelles fiches créées. Enfin, il est nécessaire de modifier le code du programme pour pouvoir prendre en compte les nouveaux flux d'data et processus décisionnels. Or, il aurait été potential d'éviter les dépenses et la perte de temps occasionnée par ces modifications en se montrant plus prévoyant. De nombreuses institutions de microfinance reçoivent un financement ou un appui approach de bailleurs de fonds et d'organismes internationaux et doivent produire des rapports financiers dans deux monnaies ? Les programmes de comptabilité qui existent sur le marché n'acceptent pas tous l'emploi de plusieurs monnaies.
Les données sont transformées en informations ensuite présentées dans des états financiers et des tableaux de bord . Certaines informations sont sollicitées par des entités qui n'appartiennent pas à l'institution, à savoir les clients , les bailleurs de fonds, les investisseurs, les autorités chargées de la réglementation, d'autres establishments de microfinance, les organismes publics et les médias. Certains de ces utilisateurs extérieurs se serviront de l'un ou l'autre des trois varieties d'information. Les emprunteurs, par exemple, demanderont les calendriers de remboursement qui sont utilisés par le personnel des services opérationnels. Un bailleur de fonds pourra, par exemple, souhaiter connaître les taux d'inflation locaux, le taux de recouvrement des crédits de l'institution, voire même des informations plus personnelles sur la clientèle. Le contrôle parfois limité qui peut être exercé sur les besoins d'data des sources extérieures ?
Il peut présenter des données pour des périodes différentes afin de faire ressortir les tendances. Il peut comparer les résultats aux montants prévus au price range pour la même période, de manière à permettre aux cadres de course d'évaluer leurs résultats par rapport aux objectifs. Enfin, il peut présenter les données à plusieurs niveaux de détail, selon les lecteurs visés. Le directeur d'agence utilise ce rapport pour procéder à un suivi régulier des crédits les plus en retard. Le rapport donne le détail des mouvements enregistrés au cours des 90 derniers jours pour voir si le client honore ses engagements envers l'establishment. Par exemple, dans le cas du premier crédit en retard, la lettre de recouvrement n° 1 a été présentée il y a forty three jours, la lettre n° 2, il y a 30 jours, et la lettre n° three, il y a ten jours.
Les services de consultant, qu'il est recommandé d'utiliser, se montent à 300 livres sterling par jour, plus les frais de déplacements et les dépenses accessoires. Un contrat type couvrant le logiciel et cinq jours de services de formation et de consultation se chiffre à environ livres sterling. Enregistrement des opérations dans les registres clients et le grand livre au moment où elles sont réalisées pour éviter toute perte de données par suite d'une panne d'électricité. Le logiciel est utilisé par eleven institutions comptant au total 38 agences